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Como Escrever um E-mail Formal

Por 28 de setembro de 2011 (784) visualizações

Escrever e-mails passou a ser algo normal no nosso dia a dia. Porém, costumamos conversar sempre informalmente, com amigos e, por esse motivo, pode ser difícil ou soar estranho na hora de escrever um e-mail formal. Escrever um e-mail formal não é como escrever uma carta comercial, embora os dois sejam bastante parecidos. As chaves para um bom e-mail formal são a concisão, a clareza e o português correto. Leia nossas dicas e aprenda quais são os passos necessários para escrever um bom e-mail formal:

Instruções

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    A formalidade deve começar no seu endereço de e-mail. Escolha um nome neutro para seu e-mail, sem apelidos, números ou frases. É possível usar hífens e sublinhados para garantir um nome mais formal. Tenha seu nome verdadeiro, com ou sem sobrenome. Se já houver usuários com o mesmo endereço, procure variar com seu primeiro nome e as iniciais dos sobrenomes.

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    Iniciando o e-mail: Use uma saudação adequada, dirigir-se ao destinatário pelo nome é o melhor a se fazer. Se necessário, use títulos formais como, por exemplo, Sr., Sra. ou Dr. Junto ao sobrenome do destinatário, seguido por uma vírgula. Saudações como “Olá” também são aceitáveis, principalmente quando você não sabe o nome da pessoa para quem você está escrevendo. Quando for o caso, é importante que você se apresente já no primeiro parágrafo. Isso inclui dizer por que motivo você está escrevendo aquele e-mail e, caso não conheça a pessoa, onde você conseguiu o endereço eletrônico dela. Por exemplo: “Meu nome é Maria. Estou entrando em contato para…”. Tente ao máximo escrever uma mensagem curta, pois, apesar de ser algo formal, continua sendo um e-mail e deve ter essa característica. Certifique-se de não divagar sobre o assunto, mas ir direto ao ponto. Procure falar sobre as coisas mais importantes e escreva, no máximo, cinco parágrafos, não mais que isso. Se cada parágrafo tiver mais ou menos cinco linhas é o ideal.

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    Estudar e saber das regras de gramática, ter vocabulário e saber comoordenar as palavras só faz melhorar o conteúdo do seu e-mail. Tome muito cuidado com esse tipo de coisa e preste bastante atenção para não errar nada. Uma boa dica é procurar na internet sobre os erros mais comuns cometidos na hora de escrever e aprender mais a respeito. Ao se despedir, procure usar as formas corretas de despedidas em e-mails formais. Alguns exemplos são: atenciosamente; cordialmente, respeitosamente.

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    Assine os e-mails com seu nome completo e, caso ache necessário, acompanhado de seus telefones para contato. Se você tem um título de trabalho, inclua na assinatura também, com o nome da empresa, na linha logo abaixo do seu nome. Caso tenha um site, é legal colocar o link ali também. Nunca se esqueça de revisar o conteúdo completo do e-mail. Tenha certeza de que tudo o que você deveria dizer está contido no corpo do e-mail. Isso evita um possível e-mail no futuro corrigindo o anterior. É comum acontecer quando se tem anexos, por isso preste atenção. Peça para que alguém revise o conteúdo para também. Estando tudo correto, agora é só enviar.

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Victória Freitas

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Comentários (6)

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Paola
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Olá, meu nome é Paola. Estou entrando em contato para agradecer s uas dicas. Fico muito grata. Atenciosamente, Paola Farias. HAHAHA. peguei o jeito :D
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Ronildo Garcia
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Boa dia, Meu nome é Ronildo e gostaria de tirar uma dúvida, se estou escrevendo um e-mail direcionado ao meu gerente, posso colocar a saudação e o nome dele e após o nome dele eu uso a virgula ou o ponto. Ex: Bom dia, Sr. Felipe, / Bom dia, Sr. Felipe.; qual dos dois estão certo. Cordialmente, Ronildo Garcia
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Olá. Muito obrigado pelas instruções corretas de como escrever um email formal. Att; Alisson Souto.
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Alessandra
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Olá! Gostaria de saber como escrevo no inicio do email: Dra. Adriana boa tarde, OU Boa Tarde Dra. Adriana, ?? Att, Alessandra
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Bruno
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Como inicio um email que vou enviar para uma faculdade
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Nina
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Oi Ronildo! Geralmente quando escrevo e-mails para clientes primeiro coloco a saudação , o nome da pessoa a quem estou direcionando o e-mail e depois começo o assunto.Por exemplo: Bom dia! Keury, Segue abaixo informações de recebimento. Segue em anexo NF solicitada… Mais ou menos assim.Não tem muito segredo é só ser claro e objetivo, para que não seja gerado um e-mail encima do que você mandou por não ter sido claro. Ok, Atenciosamente
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